Devenir secrétaire, quelles sont les compétences indispensables ?
Publié le 12 avril 2024
- Lecture : 6 min
Vous envisagez l’une des formations à distance de YouSchool pour vous reconvertir en tant que secrétaire, mais connaissez-vous bien ce métier qui demande une grande polyvalence ? En effet, que vous soyez secrétaire médicale, assistante et administrative en entreprise ou encore secrétaire comptable, les missions sont complètes et transversales. Découvrez quelles sont les compétences professionnelles attendues pour occuper le rôle de secrétaire.
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Sommaire de l'article
- Quelle est la fiche métier du poste de secrétaire ?
- Quelles sont les compétences professionnelles requises pour être secrétaire ?
- Quelle formation suivre pour devenir secrétaire ?
- Quel Titre Professionnel choisir en fonction du secteur d'activité ?
- FAQ sur le métier de secrétaire polyvalente et ses compétences
Quelle est la fiche métier du poste de secrétaire ?
La fonction de secrétaire demande de solides compétences administratives et de nombreuses qualités humaines. Son rôle se révèle essentiel à l’organisation et au bon fonctionnement d’une entreprise. De la prise de notes à l’accueil des visiteurs, être secrétaire offre une certaine polyvalence mais demande également beaucoup de fiabilité.
Les missions principales du rôle de secrétaire en entreprise
Occuper un poste dans le secrétariat permet d’avoir des missions variées, notamment en fonction de la taille de la structure dans laquelle vous évoluez mais également le secteur d’activité de cette dernière.
De manière générale et en lien avec vos supérieurs hiérarchiques, vous assurez la coordination et l’organisation des informations. Vous gérez également le suivi des activités commerciales et des tâches administratives courantes dans le domaines des ressources humaines. Votre position centrale dans l’entreprise vous amène à être un véritable soutient administratif et logistique. Tout en traitant des informations sensibles et confidentielles vous savez faire preuve d’analyse pour accompagner et conseiller vos collaborateurs.
Les tâches quotidiennes d'une secrétaire en entreprise
Les multiples facettes de la profession offrent des tâches à responsabilité et d’une grande variété. Il vous faut donc faire preuve de savoir-faire pour assurer les tâches suivantes :
- Accueil et orientation des visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs.
- Gestion des appels téléphoniques : filtrer, rediriger les appels et prendre les messages.
- Organisation de l'agenda : mettre en place et gérer les plannings.
- Traitement des e-mails : lire, trier et répondre aux e-mails en assurant une communication claire et professionnelle.
- Rédaction et mise en forme de documents : rédiger et mettre en page des documents de référence, des comptes-rendus et des rapports.
- Archivage des dossiers : organiser et classer les documents importants en maintenant à jour la base de données.
- Préparation des réunions : organiser les salles, préparer les documents et gérer les rendez-vous.
Ces activités reflètent la polyvalence requise pour le poste ainsi que l’importance de savoir prioriser. En effet, le secrétariat demande non seulement des compétences en gestion administrative mais aussi une capacité à utiliser efficacement les divers outils bureautiques.
Quelles sont les compétences professionnelles requises pour être secrétaire ?
Le poste de secrétaire nécessite des compétences incontournables pour mener à bien l’ensemble des missions et tâches qui lui incombe. Voici 6 compétences indispensables à posséder pour devenir secrétaire :
- Maîtriser les outils bureautiques : ordinateur, logiciels de traitement de texte, tableurs, logiciels de présentation, systèmes de gestion de base de données, gestionnaire de tâches et d'agenda, etc.
- Savoir optimiser de son temps de travail mais également celui des autres ! Savoir prioriser vos tâches est la clé de la réussite. Pour cela, la technique Pomodoro peut être votre meilleure alliée.
- Être dotée d'une forte capacité d'organisation : que ce soit pour l'archivage des dossiers, le traitement des e-mails ou encore la gestion des agendas et des réunions.
- Faire preuve d'une bonne communication : de l'accueil des visiteurs aux appels téléphoniques, savoir communiquer clairement et avec diplomatie est indispensable. De plus, vous savez utiliser les bons outils pour diffuser les informations à vos collaborateurs (e-mail, messagerie instantanée, vidéoconférence, etc.).
- Développer ses capacités de synthèse et qualités rédactionnelles notamment à l'aide de technique de prise de note et d'écriture rapide, tout en ayant une bonne maîtrise de la langue française.
- Avoir le sens du détail : cela se révèle essentiel dans un poste comme celui-ci où prêter attention aux détails peut faire toute la différence.
Bien que déjà très complète, cette liste des tâches dont vous pouvez avoir la charge en tant que secrétaire, peut varier en fonction du secteur d’activité dans lequel vous exercez. Par exemple, il existe des qualités indispensables pour devenir secrétaire médicale, telles que faire preuve d’empathie et d’adaptabilité et surtout d’être porté vers les autres.
Quelle formation suivre pour devenir secrétaire ?
Vous choisissez une carrière dynamique en évolution permanente en vous orientant vers les métiers du secrétariat, mais vous ne savez pas vers quelle formation suivre ? Formez-vous au grâce aux formations professionnelles en ligne YouSchool (Titres Pros). Reconnues pour leur capacité à préparer concrètement aux exigences du terrain, elles sauront vous donner les atouts essentiels pour lancer votre carrière.
Les Titres Professionnels des métiers du secrétariat de YouSchool sont des certifications reconnues par l’Etat et appréciés des employeurs. Ils permettent aux diplômés d’acquérir des compétences clés telles que la polyvalence, la rigueur, la maîtrise des outils bureautiques et de communication. Un savoir-faire indispensable pour accomplir efficacement leurs tâches et missions.
Hautement professionnalisantes, ces formations à distance vous garantissent l’accès à une grande diversité des métiers du secrétariat, une évolution de carrière mais aussi une bonne maîtrise des nouvelles technologies.
Quel Titre Professionnel choisir en fonction du secteur d'activité ?
Les postes du secrétariat ouvrent à une multitude de formations, de spécialisations et de parcours professionnels. Comme le choix de votre formation est crucial, on vous explique ici quel Titre Pro est le plus adapté à vos aspirations et besoins. Voici quelques un des TP vers lesquels vous pouvez vous orienter !
TP Secrétaire Assistant et Administratif
La formation professionnalisante de Secrétaire Assistant et Administratif vous permet de nombreux débouchés (secrétaire d’administration, secrétaire administratif de collectivité territoriale, secrétaire juridique ou polyvalente) en vous donnant des compétences solides :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et le traitement des courriers.
- Rédiger diverses notes / comptes rendus et effectuer des tâches comptables.
- Préparer des réunions, gérer les agendas et la prise de rendez-vous.
- Faire les mises à jour des fichiers et des bases de données.
TP Employé Administratif et d'Accueil (EAA)
Vous rêvez d’exercer un métier d’une grande polyvalence avec des missions principales axées autour de l’administration et de l’accueil ? Décrochez le Titre Pro EAA et apprenez à :
- Assurer la gestion administrative : prise de note, prise de rendez-vous, rédaction des courriers, traitement des e-mails, etc.
- Gérer l'accueil au sein d'une entreprise : réception des appels téléphoniques, accueils des visiteurs, orientation des clients et partenaires externes.
- Assurer le bien-être quotidien d'un service : gestion des fournitures, des stocks, archivages, classements des dossiers, etc.
TP Secrétaire Comptable
Le domaine du secrétariat vous attire mais celui de la comptabilité aussi ? Faites preuve de polyvalence au quotidien en vous formant au métier vous grâce au Titre Pro Secrétaire Comptable ! Vous serez en capacité de :
- Gérer un secrétariat : mise en page de documents professionnels courants, organisation de l'environnement de travail, prise en charge de l'accueil de la structure.
- Assurer les opérations comptables au quotidien : gestion de l'administratif et de la comptabilité des clients, fournisseurs et des opérations de trésorerie.
- Préparer les opérations comptables périodiques : gestion administrative, comptable et fiscale de la déclaration de TVA, gestion des variables et paramètres de paie et réalisation de tableaux de bord.
Vous pourrez ainsi travailler dans des secteurs d’activités divers : entreprises privées, administrations publiques, secteur immobilier ou encore organisations à but non lucratif.
Plus d’informations sur le TP Secrétaire Comptable
TP Secrétaire Médicale (SAMS)
Votre objectif est de devenir experte du secrétariat médical et social ? Voici les compétences principales que vous allez acquérir durant votre formation d’assistante secrétaire médico-social (SAMS) :
- Assister une équipe dans la communication des informations et de l'organisation des activités (rédaction de documents professionnels, planification...).
- Accueillir et prendre en charge le patient ou l'usager (orientation, gestion des rendez-vous, suivi des patients, gestion médico-administrative et sociale).
- Traitement des dossiers et coordination des opérations (retranscription d'informations, suivi et mise à jour, tableaux de suivi).
Pour finir
Le milieu du secrétariat est varié ce qui offre donc de nombreuses opportunités professionnelles. Suivez une formation pour accéder à des postes dynamiques et polyvalents dans le secteur d’activité qui vous intéresse.
Pour en savoir plus sur la formation à distance, n’hésitez pas à télécharger nos brochures sur les TP des métiers du secrétariat.
FAQ sur le métier de secrétaire polyvalente et ses compétences
Quelles sont les fonctions d'une secrétaire ?
De manière générale, le rôle de secrétaire en entreprise consiste à apporter un soutien administratif et organisationnel pour garantir le bon fonctionnement de la structure. Il s’agit par exemple de gérer les agendas, préparer les réunions, rédiger des courriers ou des e-mails mais aussi assurer l’accueil des visiteurs et clients. Le métier de secrétaire peut évoluer en fonction du type de secrétariat vers lequel vous allez vous orienter.
Quelles sont les compétences en secrétariat ?
Pour exercer en tant que secrétaire vous devez posséder certaines compétences spécifiques au métier :
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Excellente organisation et gestion multitâche pour garantir la bonne gestion de l'emploi du temps, de l'organisation des réunions et du classement des dossiers.
- Compétences en communication écrite et orale en français, la pratique d'une seconde langue peu être appréciée.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
- Bonnes relations interpersonnelles et sens du service.
Quelles sont les qualités d'une secrétaire ?
Plusieurs qualités sont requises pour devenir secrétaire :
- Organisation et rigueur.
- Discrétion et respect du secret professionnel.
- Sens du relationnel et de l'écoute.
- Adaptabilité.
- Esprit d'initiative.
- Patience.
Comment devenir secrétaire ?
Plusieurs parcours s’offrent à vous pour devenir secrétaire. Il existe des formations diplômantes et professionnalisantes comme les Titres Professionnels (TP) des métiers du secrétariat, proposés par des organismes de formation en présentiel ou bien à distance, comme le fait YouSchool par exemple. Ces certifications, reconnues par l’Etat, permettent de suivre une formation à votre propre rythme depuis chez vous. Vous pouvez également compléter votre formation avec une immersion dans le monde du travail grâce à des stages pratiques de plusieurs semaines.
Combien gagne une secrétaire ?
Le salaire mensuel d’une secrétaire varie en fonction de plusieurs paramètres tels que l’expérience, le niveau de responsabilité, la localisation géographique et le secteur d’activité. En France, une secrétaire expérimentée peut obtenir un salaire moyen entre 2000 et 2500 euros brut par mois. Ces informations sont indicatives et fluctuent en fonction des évolutions sociales et salariales.
