Secrétaire médicale : nos astuces pour mettre en avant votre profil
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Avec une concurrence croissante dans le domaine du médical, il est crucial pour une secrétaire médicale de se distinguer des autres candidats. Que vous souhaitiez exercer en hôpital, en laboratoire ou dans tout autre structure médicale, votre CV (curriculum vitae) et votre entretien doivent vous faire sortir du lot pour vous donner toutes les chances de décrocher le poste que vous souhaitez.
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Quel est le rôle d'une secrétaire médicale ?
Le rôle de la secrétaire médicale est central dans le fonctionnement d’un établissement de santé. Elle agit à la fois comme un soutien administratif pour les médecins et comme un lien essentiel avec les patients. Ses responsabilités vont de la gestion des rendez-vous à la tenue des dossiers médicaux, en passant par l’accueil et l’information des patients.
Les structures où il est possible d’exercer ce métier sont nombreuses, elles peuvent travailler à l’hôpital, comme dans un laboratoire d’analyses médicales ou encore dans un cabinet médical.
Les tâches incontournables de la secrétaire médicale
Le ou la secrétaire médicale est le premier point de contact entre les patients et le personnel médical. Elle est donc chargée d’assurer une communication efficace et courtoise. Parmi ses tâches incontournables :
- Prendre les rendez-vous : elle organise l'emploi du temps du praticien en programmant les consultations et en tenant compte des urgences.
- Accueil et information des patients : elle renseigne les patients sur le déroulement des consultations.
- Gestion des dossiers médicaux : elle est responsable de la création, de l'archivage et de la mise à jour des dossiers médicaux.
- Gestion administrative : elle s'occupe de la facturation, des règlements et du suivi des stocks de produits et de matériel de bureau.
Ces tâches nécessitent de la rigueur, de l’organisation et de bonnes compétences en communication.
Les compétences clefs d’une secrétaire médicale
Pour une secrétaire médicale, il est essentiel d’avoir à la fois des compétences techniques et humaines.
Au niveau technique, elle doit maîtriser :
- Le vocabulaire médical : afin de comprendre et transmettre correctement les informations entre les patients et les professionnels de santé.
- Les outils informatiques : pour la gestion des dossiers patients, la prise de rendez-vous, la correspondance médicale ou encore la facturation.
- Les procédures administratives : pour assurer une gestion efficace et conforme des dossiers médicaux.
Côté humain, un ou une secrétaire médicale se doit d’être :
- Empathique : pour comprendre et répondre aux préoccupations des patients.
- Organisée : pour gérer simultanément plusieurs tâches et priorités.
- À l'écoute : pour bien comprendre les demandes des patients et du personnel médical.
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La formation pour être secrétaire médicale
Pour devenir secrétaire médicale, vous pouvez obtenir le titre de SAMS (Secrétaire Médico-Social). Une certification professionnelle de niveau 4 (équivalent au diplôme du bac) qui permet une insertion rapide sur le marché de l’emploi.
Pour obtenir ce précieux sésame, vous devez réussir votre examen final, après avoir accompli vos 630h de formation obligatoire ainsi que vos 3 semaines de stage.
Créer un bon CV de secrétaire médicale
Dans le monde médical, chaque poste est crucial et le rôle de secrétaire médicale ne fait pas exception. Que vous soyez une débutante ou une professionnelle confirmée, un CV et une lettre de motivation sans fautes d’orthographe et avec les bonnes rubriques sont la clé pour vous démarquer face aux autres candidates.
Valoriser son expérience professionnelle
Votre expérience professionnelle est l’une des parties qui intéresse le plus le recruteur, il est donc important de bien la détailler et de ne pas la négliger. C’est aussi ce qui vous démarque et vous rend unique alors ne lésinez pas sur votre parcours.
Si vous avez peu d’expérience, il est crucial de montrer la diversité des tâches que vous avez réalisées dans vos précédents postes, même s’il n’était pas directement en rapport avec le domaine du médical, cela démontre certains de vos savoir-faire.
Pour mettre en forme correctement la partie expérience professionnelle de votre CV :
- Commencez par lister vos expériences dans l'ordre chronologique, en commençant par la plus récente.
- Pour chaque poste, mentionnez le titre de votre poste, l'entreprise pour laquelle vous avez travaillé, et les dates de début et de fin.
- Ensuite, énumérez les tâches que vous avez réalisées sous forme de liste à puces.
- N'hésitez pas à ajouter des maitrises pointues que vous pourriez avoir sur certains sujets ou logiciels.
Ces détails permettront au recruteur de comprendre votre parcours professionnel et vos compétences de secrétaire médicale.
Mettre en valeur les stages et formations
Pour mettre en valeur vos stages et formations sur votre CV de secrétaire médicale, il faut adopter une approche stratégique.
Listez vos formations en commençant par la plus récente. Incluez le nom de l’établissement, le lieu, l’année d’obtention et le titre exact de la formation ou du diplôme obtenu.
En ce qui concerne les stages, mettez l’accent sur les tâches réalisées et les compétences acquises. Pour chaque stage, mentionnez le nom de l’établissement, le lieu, les dates de début et de fin, ainsi que votre rôle.
Ex : Stage de secrétaire médicale, Laboratoire d’analyses médicales X, Ville, Dates
- Gestion des dossiers médicaux.
- Accueil et orientation des patients.
- Prise de rendez-vous.
Rédiger une phrase d’accroche percutante
La phrase d’accroche de votre CV est le premier contact que le recruteur aura avec votre profil. Elle doit donc être percutante et refléter votre motivation ainsi que vos compétences clés.
Pour rédiger une phrase d’accroche efficace :
- Rédigez une introduction en indiquant le nom du poste que vous recherchez en l'occurrence "Secrétaire médicale."
- Mettez en avant votre motivation ou votre expérience pour le poste à pourvoir. Par exemple, "Passionnée par le monde du médical et le contact avec les patients" ou encore " avec 20 ans d'expérience."
- Valorisez vos compétences clés. Par exemple, "Dotée d'excellentes compétences organisationnelles et d'un sens du service aigu, je suis prête à apporter mon soutien à votre cabinet dentaire."
Voici un exemple de phrase d’accroche : « Secrétaire médicale avec 20 ans d’expérience, dotée d’excellentes compétences organisationnelles et d’un sens du service aigu, je suis prête à apporter mon soutien à votre cabinet dentaire. »
L’important est que cette phrase d’accroche soit claire, concise et directe afin qu’elle attire l’attention du recruteur en un coup d’œil.
Mettre en avant les compétences clefs du métier
Pour mettre en avant vos compétences clés de secrétaire médicale sur votre CV, il est recommandé de les diviser en deux rubriques : les hard skills et les soft skills. Les premières font références à vos compétences techniques, telles que :
- La maîtrise des logiciels de gestion des dossiers médicaux.
- La connaissance des terminologies médicales.
- La capacité à gérer les appels téléphoniques et organiser vos rendez-vous.
Les secondes sont vos qualités personnelles qui font de vous un bon ou une bonne secrétaire médicale, comme :
- Le sens du service client.
- La capacité à rassurer les patients.
- L'aptitude à gérer le stress.
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Misez sur une photo de qualité sur le CV
Si vous possédez une photo de qualité que vous avez prise dans un cadre professionnel, vous pouvez tout à fait l’ajouter à votre CV, même si cela n’est pas obligatoire.
Cependant, si vous faites le choix d’ajouter une photo à votre CV, veillez à ce qu’elle soit réellement de bonne qualité au risque de produire l’effet inverse si ce n’est pas le cas.
Le fond doit être neutre, il ne doit pas s’agir d’une photo de vacances ni d’une photo d’identité mais bel et bien d’une photo prise pour un usage professionnel.
Inspirez vous des modèles de CV de secrétaires médicales
Pour vous aider à rédiger votre CV de secrétaire médicale, de nombreux modèles sont disponibles en ligne. Ces modèles peuvent vous inspirer et vous aider à structurer votre CV de manière efficace.
Des sites comme Indeed, Cv DesignR ou Canva vous offrent une variété d’exemples de CV adaptés à tous les profils de secrétaires médicales, que vous soyez débutante ou expérimentée.
Ces modèles peuvent contenir des rubriques dédiées aux compétences, à l’expérience professionnelle, à la formation et aux stages, ainsi qu’ à vos hobbies.
Voici quelques points à noter lors de l’utilisation de ces modèles :
- Adaptez le modèle à votre profil : chaque candidate au poste de secrétaire médicale est unique. Assurez vous que le modèle que vous choisissez vous reflète vous et votre personnalité.
- Personnalisez le contenu : n'hésitez pas à modifier le texte et la mise en forme pour le rendre plus personnel.
- Soyez précis : utilisez des termes concrets et précis pour décrire vos compétences et vos expériences.
En utilisant ces modèles comme point de départ, vous pouvez créer un CV qui met en valeur votre profil de manière professionnelle et attrayante.
Un CV créatif pour vous démarquer
Dans l’optique de vous démarquer, votre CV doit refléter votre personnalité tout en restant professionnel. Un CV créatif et original vous permet de capter l’attention du recruteur, d’autant plus dans le domaine médical où les CV tendent à être similaires.
Pour ce faire, plusieurs éléments peuvent être modifiés :
- La mise en page et le design : optez pour une mise en page claire et épurée, mais unique. Vous pouvez jouer avec les couleurs, les polices et les formes, tant que le rendu reste lisible et professionnel.
- Le contenu : présentez vos informations de manière originale. Par exemple, vous pouvez rédiger une courte histoire expliquant votre parcours et vos motivations, au lieu d'une simple liste de vos expériences.
- Les détails : ajoutez vos hobbies et les langues étrangères que vous parlez. Ce sont ces petits détails qui peuvent marquer votre employeur et faire en sorte qu'il retienne votre CV parmi ceux de tous les autres.
N’oubliez pas que l’originalité et la mise en page ne doivent pas nuire à la clarté et à la pertinence de l’information. Il est important que vous mettiez en avant vos compétences et expériences de manière lisible et organisée.
Adaptez votre CV à la structure où vous postulez
Pour adapter votre CV à une structure spécifique, prenez en compte les spécificités de l’établissement. Par exemple, si l’établissement est un cabinet médical ou un cabinet dentaire mettez en avant vos compétences en prise de rendez-vous et facturation.
Si c’est un hôpital ou encore un laboratoire d’analyses médicales, soulignez votre expérience dans la gestion du flux des patients et la coordination avec différents services.
Un autre point à retenir dans la création de votre CV, c’est de l’adapter aux mots-clés de l’offre d’emploi : si elle mentionne spécifiquement des compétences ou des tâches, assurez-vous de les inclure dans votre CV. Regardez des exemples de CV pour vous en inspirer et intégrer ces mots d’une façon plus naturelle.
Réalisez un CV antichronologique
Le CV antichronologique est un format de CV très répandu et efficace. Ce type de CV présente vos expériences professionnelles et vos formations de la plus récente à la plus ancienne.
La création d’un CV antichronologique permet de mettre en avant votre parcours de manière claire et structurée. En effet, votre dernière expérience sera sûrement plus pertinente pour le recruteur que le stage que vous avez effectué pendant vos études (bien que celui-ci mérite aussi sa place). N’hésitez pas à chercher des exemples de CV sur internet pour les prendre comme modèles.
Faites relire votre CV à votre coach YouSchool
Si vous avez suivi votre formation pour devenir secrétaire médicale avec YouSchool, vous pouvez obtenir l’aide de votre coach. En effet, il peut vous accompagner dans votre recherche d’emploi en vous aidant à rédiger votre CV et en corrigeant votre lettre de motivation, n’hésitez pas à profiter de son œil expert !
YouSchool est là à toutes les étapes de votre changement de vie professionnelle, du début de votre formation jusqu’à votre recherche d’emploi.
Réussir votre entretien d'embauche en tant que secrétaire médicale
Après l’étape du CV, il y a celle de l’entretien d’embauche. Vous pouvez déjà vous féliciter d’avoir réussi à passer la première phase du processus de recrutement, maintenant il est temps de montrer qui vous êtes réellement au recruteur et pourquoi il doit vous choisir vous !
Préparez-vous
Avant l’entretien, renseignez-vous sur l’établissement et le poste pour lequel vous postulez. Relisez l’offre d’emploi et la fiche de poste, cherchez des informations sur l’entreprise, pour vous faire une idée précise de l’établissement, de sa culture et de ses valeurs.
Ensuite, entraînez-vous à répondre à des questions d’entretien courantes pour le poste de secrétaire médicale. Ces questions peuvent porter sur vos compétences et votre expériences, vos connaissances du secteur médical, votre manière de gérer certaines situations…
Voici quelques questions qui sont souvent posées lors d’un entretien d’embauche :
- Présentez-vous.
- Citez vos qualités et vos défauts.
- Pourquoi devrions-nous vous choisir vous, plutôt qu'un autre candidat ?
- Parlez-vous des langues étrangères ?
- Pourquoi souhaitez-vous quitter votre poste actuel ?
- Pourquoi vous êtes-vous orienté(e) dans cette voie ?
Préparez également des questions à poser à votre interlocuteur. Elles pourraient porter sur le rôle spécifique de la ou du secrétaire médical(e) dans leur établissement, les défis du poste ou les perspectives d’évolution.
Enfin, choisissez une tenue appropriée pour l’entretien. Votre apparence contribue à la première impression que vous faites. Optez pour une tenue professionnelle et adaptée à l’environnement de l’établissement.
Mettez en avant vos expériences similaires
Lorsque votre interlocuteur vous posera des questions, répondez en mettant en avant vos expériences similaires et en citant des exemples précis.
Si vous êtes en reconversion professionnelle, n’hésitez pas à mettre en avant les tâches et aptitudes dont vous avez dû faire preuve et qui pourraient être intéressantes pour le poste visé.
Gérez votre stress
Gérer son stress est une compétence incontournable pour une secrétaire médicale, et vous allez devoir en faire preuve dès les premières étapes de recrutement, au moment de l’entretien d’embauche.
Pour bien gérer votre stress, commencez par vous préparer bien à l’avance pour votre entretien, prenez de la marge sur votre temps de trajet afin d’arriver en avance… Faites en sorte d’être à l’aise, ne portez pas de vêtements ou de bijoux qui pourraient vous gêner, amenez votre CV…
Reconversion : tirez parti de votre changement de parcours
Une reconversion peut être un atout pour vous démarquer en tant que secrétaire médicale. C’est l’occasion de mettre en lumière des compétences transférables et une motivation à vous investir dans un nouveau domaine.
Faites ressortir les compétences acquises dans vos précédents métiers qui sont pertinentes pour le poste de secrétaire médicale. Si vous avez travaillé dans le service client par exemple, vos compétences en communication et en gestion des réclamations seront un atout.
Évoquez les raisons de votre reconversion lors de l’entretien. Cela démontrera votre motivation et votre engagement envers cette nouvelle voie professionnelle.
Posez des questions
Poser des questions lors de votre entretien d’embauche est une étape cruciale qui démontre de votre intérêt pour le poste et l’entreprise. Ces questions peuvent porter sur plusieurs aspects : le poste en lui-même, les tâches quotidiennes, le lieu de travail, le salaire ou encore le processus de recrutement.
Sentez-vous libre de poser les questions que vous jugez pertinentes, c’est aussi ça qui démontre votre état d’esprit au recruteur.
Voici quelques exemples de questions que vous pourriez poser :
- Quelles sont les principales priorités pour ce poste de secrétaire médicale dans les prochains mois ?
- Quels sont les défis que l'entreprise ou le service rencontre actuellement ?
- Quelle est la prochaine étape après cet entretien ?
- Quelles sont les horaires pour le poste ?
FAQ : secrétaire médicale, bien démarquer sa candidature
Comment réussir un entretien d'embauche pour une secrétaire médicale ?
Quelle compétences pour être secrétaire médicale ?
Pour être une secrétaire médicale, certaines compétences sont indispensables. On pense notamment à la maîtrise de l’informatique, la capacité à gérer le stress, une bonne connaissance du vocabulaire médical, de la patience et de l’écoute pour guider les patients.
Comment faire un CV de secrétaire médicale ?
Pour réaliser votre CV de secrétaire médicale, vous pouvez suivre nos conseils et créer votre CV en ligne sur un outil dédié. Complétez ensuite vos informations et personnalisez-le selon vos envies, afin qu’il se démarque de vos concurrents.
Que mettre sur un CV de secrétaire médicale débutante ?
Pour une secrétaire médicale débutante, le CV doit inclure certaines informations essentielles, même si vous n’avez pas encore d’expérience professionnelle dans le secteur. Il s’agit de votre photo, d’une phrase d’accroche, de votre formation, vos stages et expériences, vos stages et compétences, ainsi que vos hobbies et langues étrangères.
