Fiche métier secrétaire (assistante)
Le métier de secrétaire assistante implique la gestion efficace des tâches administratives et organisationnelles au sein d’une entreprise ou d’une organisation. La fiche métier complète.
Fiche de poste de l'assistant secrétaire
Le rôle d'une secrétaire assistant(e)
Le rôle d’une secrétaire assistante consiste à fournir un soutien administratif et organisationnel essentiel au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Cela inclut plusieurs missions : la gestion de l’agenda, la coordination des communications, l’assistance aux visiteurs et clients, ainsi que l’exécution de diverses tâches administratives pour faciliter le fonctionnement quotidien. En tant que pivot central, la secrétaire assistante contribue à maintenir l’efficacité opérationnelle et à assurer le bon déroulement des activités.
En bref
Secrétaire assistant
- TP Secrétaire assistant.
- À son compte ou employé.
- Lieux : entreprises privées, organisations publiques, cabinets médicaux et juridiques, associations à but non lucratif.
- Salaire : entre 2500 et 3500 euros bruts.
Zoom sur…
Missions principales
- Gestion de l'agenda et des rendez-vous.
- Communication et coordination des informations (appels téléphoniques, e-mails, etc.).
- Accueil des visiteurs et des clients.
- Support administratif : rédaction de documents, gestion des courriers, tableaux de suivi, etc.
Quelles sont les compétences que doit avoir une secrétaire ?
Les secrétaires assistantes jouent un rôle crucial en assurant la tenue des agendas, en facilitant une communication fluide au sein de l’entreprise et en offrant un accueil professionnel aux visiteurs et clients. Leurs compétences clés incluent :
- Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à maintenir un calendrier efficace.
- Communication : aptitude à transmettre des informations de manière claire et concise, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Maîtrise des logiciels bureautiques : utilisation experte des outils comme Microsoft Office pour la rédaction de documents avec les logiciels de traitement de texte, la création de présentations et la gestion des e-mails.
- Gestion administrative : compétence dans la tenue de dossiers, la gestion des fournitures de bureau, et le traitement des courriers pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Qualités requises
- Organisation : capacité à gérer efficacement les tâches et les priorités.
- Discrétion : facilité à traiter les informations sensibles avec confidentialité.
- Polyvalence : savoir s'adapter à différents environnements et situations.
- Sens du service : avoir une attitude professionnelle et courtoise envers les collègues et les visiteurs.
Comment devenir secrétaire assistante ? Quelle formation suivre ?
Sachez qu’il existe une formation en secrétariat dédiée à l’apprentissage du métier de secrétaire assistant(e). En effet, il est possible de passer le TP Secrétaire assistant, une certification de niveau 4 (niveau bac) reconnue par l’État. Ce Titre professionnel vous donnera toutes les techniques nécessaires pour exercer le métier de manière sereine.
Le TP Secrétaire assistant à distance de YouSchool
Le titre professionnel Secrétaire assistant à distance est une formation en ligne proposée par YouSchool. Cette formation vise à vous fournir toutes les compétences essentielles nécessaires pour exceller en tant que secrétaire assistant dans un environnement professionnel. Surtout, c’est une solution idéale pour les adultes en reconversion !
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En bref
Titre professionnel Secrétaire assistant
- Titre professionnel reconnu par l’État.
- Formation éligible CPF.
- Durée de formation : 6 mois.
- Stages obligatoires.
- Rentrée toute l'année.
- Bon à savoir
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Titre professionnel
Secrétaire
assistant
- En charge du fonctionnement administratif d’un service / d’une entreprise.
- Aide à l’organisation des activités.
Titre professionnel
Secrétaire
comptable
- Assure des tâches de comptabilité et d’administration dans une entreprise.
- Gestion du standard et accueil de la clientèle.
Carrières et salaires du secrétaire assistant
Le poste d'assistant Secrétaire et ses évolutions
Les personnes certifiées du TP Secrétaire assistant ont diverses opportunités professionnelles. Ils peuvent travailler dans des entreprises privées, des administrations publiques, des cabinets médicaux, des cabinets juridiques, ou encore des associations à but non lucratif. Leur expertise en gestion administrative et leur capacité à assurer une communication efficace les rendent polyvalents dans de nombreux environnements de travail.
En ce qui concerne les possibilités d’évolution de carrière, une transition vers le métier d’assistant de direction est une voie fréquemment empruntée. Avec une expérience professionnelle accumulée et une expertise accrue dans la gestion des tâches administratives, les secrétaires assistants peuvent aspirer à des postes de plus grande responsabilité. En tant qu’assistant de direction, ils peuvent être amenés à assumer des responsabilités supplémentaires telles que la gestion de projets, la coordination des équipes et la prise de décisions stratégiques en collaboration avec la direction de l’entreprise.
Les salaires
- Une secrétaire assistant débutant a un salaire proche des 1800 euros bruts.
- Avec l'expérience, son salaire peut monter entre 2500 et 3500 euros bruts.
Combien gagne une secrétaire assistante ?
Le salaire d’un secrétaire assistant varie en fonction de divers facteurs tels que l’expérience, la localisation géographique, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise. En général, le salaire moyen d’un secrétaire assistant débutant se situe entre 1 800 et 2 500 euros bruts par mois en France.
Le salaire médian se situe autour des 2500 euros bruts. Les débutants peuvent commencer avec des salaires plus bas, tandis que les professionnels expérimentés ou ceux travaillant dans des entreprises plus importantes peuvent bénéficier de salaires plus élevés. Les avantages sociaux et les possibilités d’avancement peuvent également influencer la rémunération globale dans ce domaine.
Vos questions au sujet de la fiche
métier de secrétaire
C'est quoi le métier de secrétaire assistante ? (définition)
Le métier de secrétaire assistante consiste à fournir un support administratif et organisationnel à une équipe, un département ou directement à un cadre ou un dirigeant. Cette profession implique la gestion de l’agenda, l’organisation de réunions, la rédaction et la mise en forme de documents, ainsi que la communication avec les clients ou les partenaires. La secrétaire assistante joue un rôle clé dans le bon déroulement des opérations quotidiennes, en s’assurant que les informations circulent efficacement et que les tâches administratives sont réalisées avec précision. Sa position nécessite donc des compétences en gestion du temps, en communication, et une bonne maîtrise des outils bureautiques, ainsi qu’une capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif de l’équipe.
Quelle est la différence entre secrétaire et assistant ?
La différence entre un secrétaire et un assistant réside principalement dans le niveau de responsabilité et l’étendue des tâches. Un secrétaire se focalise sur les activités administratives générales comme la gestion des appels, l’accueil des visiteurs, la préparation et l’envoi de courriers, ainsi que le classement des documents. Ces tâches soutiennent le fonctionnement quotidien de l’entreprise ou du département.
L’assistant, quant à lui, assume des responsabilités plus larges et peut être spécialisé dans un domaine particulier, comme l’assistanat de direction. En plus des tâches administratives, il s’occupe de l’organisation de l’agenda, la planification des réunions, la gestion des projets spécifiques, et l’assistance directe à un cadre ou un dirigeant. Cela requiert des compétences avancées en organisation, en communication, et une capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome.
Quelles sont les missions et tâches principales d'une secrétaire ?
Les missions et tâches principales d’une secrétaire englobent la gestion administrative quotidienne pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise ou du service. Elle s’occupe de la réception des appels téléphoniques, de l’accueil des visiteurs, et de la gestion de l’agenda et des rendez-vous. La rédaction, la mise en forme et l’envoi de courriers et documents divers font aussi partie de ses attributions. Elle assure le classement et l’archivage des documents pour faciliter l’accès à l’information. La préparation de réunions, incluant la logistique et la compilation des dossiers nécessaires, est également une de ses responsabilités. La secrétaire peut aussi être amenée à gérer des tâches spécifiques telles que les déplacements professionnels, la gestion des fournitures de bureau, et le suivi de certains dossiers administratifs ou comptables, selon les besoins de l’organisation.
Quel est le rôle d'un secrétaire assistant administratif ?
Le rôle d’un secrétaire assistant administratif est de fournir un soutien administratif et organisationnel à une organisation ou à une équipe spécifique. Cette fonction inclut la gestion des communications, telles que la réception des appels téléphoniques et la correspondance par courrier ou e-mail. Il organise l’agenda, planifie les réunions et prépare les documents nécessaires pour celles-ci. Le secrétaire assistant administratif s’occupe également du classement et de l’archivage des documents pour garantir une bonne organisation des informations. Il peut être chargé de la rédaction de rapports, de la préparation de présentations et de la saisie de données. En outre, il assiste souvent dans la gestion de projets spécifiques, le suivi des procédures administratives et peut être amené à effectuer des tâches de comptabilité légère. Son rôle est crucial pour assurer une coordination efficace au sein de l’organisation et pour soutenir les activités quotidiennes.
Quelles études pour être secrétaire ? Quel diplôme pour devenir secrétaire ?
Pour devenir secrétaire, plusieurs parcours de formation sont possibles, allant du niveau CAP/BEP aux formations supérieures comme le BTS. Les Titres professionnels (TP) offrent également une voie d’accès reconnue et appréciée dans le secteur. Parmi eux, le TP Secrétaire Assistant et le TP Secrétaire comptable préparent spécifiquement aux métiers de secrétariat en fournissant une formation complète sur les tâches administratives, la gestion et la comptabilité. Le TP Employé administratif et d’accueil est idéal pour ceux qui souhaitent débuter dans les fonctions d’accueil et de gestion administrative de base, tandis que le TP Secrétaire Assistant Médico-social (SAMS) cible ceux intéressés par le secteur de la santé, en enseignant la gestion des dossiers patients, la terminologie médicale et les procédures spécifiques à ce domaine. Ces diplômes professionnalisants sont accessibles après le collège et peuvent être suivis dans divers établissements de formation professionnelle ou à distance, offrant flexibilité et adaptabilité aux besoins de chaque apprenant.
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